15 Mar PARTE 3 – Registro dei titolari effettivi: l’iscrizione mediante il notaio
Nel mese di febbraio 2020 è stata pubblicata la legge n. 37 del 2021 sulla registrazione dei titolari effettivi. Entrerà in vigore il 1º giugno 2021.
Si tratta di una legge che dà ulteriore attuazione alle direttive UE n. 2015/849 e n. 2018/843 in materia di antiriciclaggio, il cui obiettivo, tra l’altro, è fare in modo che gli Stati membri assicurino che le società e gli altri soggetti giuridici costituiti nel loro territorio ottengano e mantengano informazioni adeguate, accurate e aggiornate sui propri titolari effettivi. Conoscere l’identità di tali titolari è un elemento fondamentale per rintracciare criminali che potrebbero altrimenti riuscire a occultare la propria identità dietro una struttura societaria.
Proprio in attuazione della prima delle due direttive UE di cui sopra, è operativo dal 2018 in Repubblica ceca un «Registro dei titolari effettivi», istituito presso il Ministero della giustizia. Tuttavia la concreta gestione del registro (iscrizioni, modifiche, cancellazioni) viene operata da ciascun giudice territorialmente competente a ricevere la domanda di iscrizione nel registro ad opera dei soggetti (società, trust, fondi fiduciari, ecc…) tenuti, per legge, a comunicare il proprio titolare effettivo (o, se del caso, i propri titolari effettivi).
Naturalmente nel novero dei soggetti obbligati ci sono tutte le società che hanno sede legale nella Repubblica ceca.
Il giudice competente è stato individuato dalla legge n. 37 del 2021 nel «Krajský soud» (Corte regionale) nella cui circoscrizione territoriale si trova la persona giuridica su cui ricade l’obbligo di registrare il proprio titolare effettivo.
La domanda di iscrizione deve quindi essere presentata alla Corte regionale competente attraverso due canali alternativi:
- l’iscrizione mediante il giudice
- l’iscrizione mediante il notaio
Prima di approfondire l’iscrizione mediante notaio, paiono utili alcune informazioni generali, valide anche per l’iscrizione mediante il giudice.
Il soggetto tenuto ad operare la registrazione, e quindi a presentare la domanda di iscrizione, viene definito dalla legge n. 37 del 2021 «evidující osoba»: si tratta della persona giuridica che al suo interno ha un titolare effettivo. La registrazione (e i successivi aggiornamenti e/o modifiche) deve essere svolta senza indebito ritardo mediante la proposizione di una «návrh na zahájení řízení o zápisu» (domanda di avvio del procedimento d‘iscrizione) scegliendo uno dei due canali sopra individuati (tribunale o notaio). La legge prescrive che i dati sul titolare effettivo siano sempre «úplné, přesné a aktuální» ovverosia completi, esatti e aggiornati. Di conseguenza, non è escluso che una società commerciale debba più volte nel corso della sua esistenza attivare la procedura di iscrizione ogniqualvolta si verificherà una modificazione in capo all’identità del titolare effettivo (o dei titolari effettivi).
Non pare secondario evidenziare come un «obbligo di collaborazione», espressamente prescritto dall’art. 10 della legge 37 del 2021, ricada in capo alla persona che, in applicazione dei criteri individuati dalla legge di cui sopra, appaia essere il titolare effettivo. Tale collaborazione è dovuta in favore della «evidující osoba» cioè della persona giuridica (es. società) tenuta a comunicare all’autorità pubblica il nominativo del titolare effettivo. In altre parole il titolare effettivo, sapendo di essere tale in base ai criteri fissati dalla legge, non deve e non può nascondersi od ostacolare la sua identificazione bensì dovrà emergere, evidenziarsi. In caso di mancata collaborazione, accertata dal giudice nel corso di un procedimento promosso per accertare l’inosservanza della legge in capo alla società (es. mancata comunicazione del titolare effettivo, comunicazione incompleta, comunicazione di dati non più attuali o addirittura non corrispondenti alla realtà), è prevista una sanzione «fino a 500.000 CZK» a carico di colui il quale doveva offrire la collaborazione e non l’ha offerta.
Fatte queste premesse, approfondiamo la procedura dell’iscrizione mediante il notaio.
Il notaio deve effettuare l‘iscrizione su richiesta della persona autorizzata a presentare la domanda di avvio del procedimento di iscrizione: tale persona, in altre parole, è la società che agirà attraverso il suo amministratore
La domanda – si badi – deve essere accompagnata dalla documentazione che attesta quanto viene inserito nel registro dei titolari effettivi.
La legge individua, per esempio, i documenti da presentare per attestare l’identità del titolare effettivo quando questo è una persona fisica straniera: tra questi documenti naturalmente compaiono il passaporto o altro documento di identità.
La legge, 37 del 2021 – e pare questo l’aspetto maggiormente interessante – elenca i documenti che comprovano la posizione di titolare effettivo e che, pertanto, vanno allegati alla domanda di iscrizione:
- l’estratto da un registro pubblico o da un registro straniero simile ad un registro pubblico o un estratto da un registro dei beneficiari effettivi,
- l’atto costitutivo
- l’elenco dei soci,
- la deliberazione dell’organo societario in merito al pagamento dei dividendi,
- la dichiarazione dei soci che agiscono di concerto,
- la dichiarazione della società o del titolare effettivo circa la posizione del titolare effettivo, se essa si basa su una circostanza giuridica che non può essere dimostrata anche con tutti gli sforzi ragionevolmente esigibili;
- la dichiarazione della società o del titolare effettivo circa la posizione del titolare effettivo, se essa non si basa su una circostanza giuridica.
I documenti sopra elencati, qualora siano redatti in una lingua straniera, vanno trasmessi in originale con una traduzione semplice (cioè non deve essere per forza giurata) a meno che il giudice non abbia comunicato che la traduzione non serva. La legge prevede che il giudice può comunicare sulla bacheca ufficiale, con valore generale, cioè non legata ad un singolo caso, per quali lingue e per quali documenti non serva la traduzione.
Il notaio può rifiutare l’iscrizione nel registro nei casi previsti dalla legge (si noti come si tratta degli stessi casi in cui, nel caso di iscrizione mediante giudice, quest’ultimo rigetta la domanda). Si tratta dei casi in cui la domanda venga presentata da un soggetto non abilitato dalla legge, la domanda sia incompleta, incomprensibile o vaga; oppure la domanda non è correlata della documentazione che comprova la posizione di titolare effettivo oppure non risulti tradotta in lingua ceca (a meno che il giudice non abbia affermato che non risulti necessaria la traduzione dalla lingua straniera).
Se il notaio non rifiuta di effettuare la registrazione, rilascia un certificato di registrazione e, dopo il suo rilascio, effettua la registrazione tramite accesso remoto nel sistema della pubblica amministrazione entro 3 giorni lavorativi dal giorno in cui gli è stata consegnata la domanda di iscrizione.
Il certificato di registrazione è un documento pubblico e contiene:
- il nome del notaio e la sua sede,
- il luogo e data di rilascio del certificato di registrazione,
- i dati che identificano il soggetto dichiarante (es. la società)
- i dati sulle circostanze iscritte nel registro dei titolari effettivi,
- una dichiarazione del notaio che i dati sulle circostanze da inserire nel registro dei titolari effettivi derivano dai documenti che sono stati presentati nella domanda di registrazione dal soggetto dichiarante, o da altro richiedente la registrazione, o dai dati disponibili presso il sistema informatico della pubblica amministrazione visualizzabile dal notaio tramite accesso remoto,
- l‘elenco di documenti presentati al notaio dal soggetto dichiarante, o da altro richiedente l’iscrizione nel registro dei titolari effettivi, e l‘elenco dei sistemi informatici della pubblica amministrazione da cui derivano i dati sui fatti che sono iscritti nel registro dei titolari effettivi,
- il timbro ufficiale del notaio,
- la firma del notaio.
A partire da quale giorno colui il quale viene indicato come titolare effettivo verrà registrato come tale ?
La risposta è contenuta nell’art. 24: salvo che dai documenti presentati o dal sistema informativo della pubblica amministrazione non risulti diversamente, il titolare effettivo verrà iscritto come tale nel registro a partire dalla data specificata nella domanda di iscrizione. Questa regola si applica anche nel caso in cui la domanda sia di modifica dell’identità della persona iscritta come titolare effettivo. La cancellazione come titolare effettivo opererà a partire dal giorno indicato nella domanda che ha dato avvio al procedimento.
I documenti presentati al notaio in relazione alla registrazione vengono conservati dal notaio in formato elettronico e, dopo la registrazione, devono essere inviati elettronicamente alla Corte regionale competente.
Dopo che la registrazione è stata effettuata, il notaio rilascia alla persona che ha richiesto la registrazione del titolare effettivo un estratto completo dei dati validi inseriti nel registro.